Zusammenkommen, anstossen und lecker essen. Am 10. Juni 2022 haben wir für alle Firmen in unserem Bürokomplex einen Grillevent auf die Beine gestellt. Es gab viel zu organisieren und tun: vor, während und nach dem Anlass. Eventplanung ist sehr wichtig und hat uns einiges gelehrt.
Nach gut einem Jahr in unserem neuen Büro haben wir einen In-House Grillevent organisiert, um die anderen Firmen und deren Mitarbeitenden besser kennenzulernen und gemütlich beisammen zu sein. Von Anfang an wussten wir, dass wir nicht nur einen kleinen Apéro, sondern einen richtigen Anlass arrangieren wollen, mit Grillade und Unterhaltung. Das war die richtige Entscheidung, denn der Event war ein voller Erfolg. Solche Ambitionen erfordern aber auch eine gute Planung. Wir haben mit verschiedenen Tools gearbeitet, um uns die Planung zu erleichtern, und dabei wertvolle Erfahrungen gesammelt.
Veranstaltungsart und Eventziel
Zu Beginn ist es wichtig sicherzustellen, dass alle Beteiligten die gleiche Vorstellung für den Event haben. Da wir uns für die Finanzierung und Planung des Events mit einer anderen Firma zusammengeschlossen haben, mussten wir im Voraus abklären, wie sie sich den Rahmen des Anlasses vorgestellt haben. Natürlich unterscheidet sich die Vorbereitung je nach Art des Events. Gemäss «onlineprinters.ch» muss der thematische Rahmen als Erstes gesetzt werden, da dies Auswirkungen auf den Ablauf, den Ort und die Zeit des Events hat.
Zeitplan
Hier gilt es, die Aufgaben an verschiedene zuständige Personen zu verteilen, damit auch wirklich alle Aufgaben zeitgerecht erledigt werden. Wir haben diese Aufteilung direkt bei der ersten gemeinsamen Besprechung gemacht. Wenn immer eine wichtige Aufgabe erledigt war, haben wir dies zusammen besprochen, um das weitere Vorgehen zu planen und allfällige Änderungen zu kommunizieren. Es macht Sinn, möglichst früh mit der Vorbereitung zu starten, damit genügend Zeit bleibt, um Reservierungen zu tätigen und Termine abzumachen. Wenn man Locations, Special Guests und verschiedene Dienstleister genügend früh bucht, ist die Wahrscheinlichkeit grösser, dass sie an diesem Tag noch einen Termin frei haben.
Auch wenn unser Event erst im Juni stattfand, hielten wir unser erstes internes Meeting Ende Februar ab. Dort besprachen wir die grobe Idee und trafen die Entscheidung, wer wir in den Organisationsprozess miteinbeziehen wollen. Daraufhin haben wir die potenziellen Mitorganisatoren angefragt, ob sie Lust haben, ein Event zu planen. Nach deren Zusage haben wir uns im April getroffen, um unsere Idee zu präsentieren und das Vorgehen zu besprechen. Danach haben wir direkt mit der Anfrage des Catering-Services und der Gestaltung der Einladung begonnen.
Budget bestimmen
Es gilt, einen finanziellen Rahmen festzulegen. Dabei müssen die erwartenden Kosten realistisch eingeschätzt werden, damit es im Verlauf der Planung keine bösen Überraschungen gibt. Bei diesem Prozess hilft laut «onlineprinters.ch» auch die Kontrolle des Soll-Ist-Zustandes. Der Ist-Zustand zeigt auf, was zu diesem Zeitpunkt tatsächlich vorhanden ist und der Soll-Zustand beschreibt das erwünschte Ziel. Das Budget sollte nicht gesprengt werden, was oft durch freiwillige Helfer oder Sponsoring gewährleistet wird. Da wir ein Startup sind und nicht über ein grosses Budget verfügen, mussten wir überlegen, wie wir unsere Kosten im Rahmen halten können, ohne am Event selber zu sparen. Das haben wir erreicht, indem wir uns mit der Verwaltung zusammengeschlossen haben. Dies hat es uns ermöglicht, ohne spürbare finanzielle Belastung einen grossen Grillevent anstelle eines kurzlebigen Apéros zu veranstalten.
Veranstaltungsort und Datum festlegen
Natürlich ist dieser Punkt stets abhängig vom Budget, der Art der Veranstaltung und der Anzahl der Teilnehmenden. Bei der Suche nach einer Location muss auf die vorhandene Infrastruktur, Verkehrsverbindungen oder Parkplätze, technische Kapazitäten und sonstige Bedingungen vor Ort geachtet werden. Auf jeden Fall macht es Sinn, die Räumlichkeiten vor der Buchung zu besichtigen, um sich einen Überblick zu verschaffen, ein Gespür für den Raum und dessen Kapazitäten zu bekommen und sich zu überlegen, wo was hingestellt wird.
Wir haben uns entschieden, unseren Event direkt auf dem Parkplatz vor dem Bürogebäude durchzuführen. Somit konnten wir Kosten sparen. Darüber hinaus bestand die Möglichkeit, dass einige nach dem Arbeiten beim Verlassen des Büros noch zufälligerweise auf den Event stossen und sich entscheiden zu bleiben. Bei einem freiwilligen Event, wie wir ihn veranstaltet haben, muss der Aufwand für die Teilnehmenden möglichst klein gehalten werden. Wenn die Gäste noch eine Anreise vor sich gehabt hätten, wären wahrscheinlich nicht viele gekommen. Zum Beispiel haben einige aus Zeitgründen nur kurz vorbeigeschaut. Das hätten sie vermutlich nicht getan, wenn der Event an einem ferneren Ort stattgefunden hätte.
Beim Festlegen eines Datums muss man Dinge wie Feiertage, Schulferien und potenzielle Gegenveranstaltungen berücksichtigen. Auch wir haben eine Recherche getätigt, um uns zu erkunden, ob am geplanten Tag ein Festival oder ein anderer grosser Konkurrenzevent stattfindet. Darüber hinaus haben wir Feiertage sowie eventuelle Brückentage berücksichtigt. Je nachdem macht es auch Sinn, ein Ersatzdatum zu sichern, wenn der Event zum Beispiel ausschliesslich bei gutem Wetter stattfinden kann.
Detailplanung
An diesem Punkt in der Eventplanung geht es ums Eingemachte. Der Eventablauf muss von A bis Z durchgeplant werden. Dabei sollte man Eventualitäten wie das Wetter und das Thema Sicherheit einberechnen. So macht es Sinn, ein Sicherheitskonzept zu erstellen und bei einem Event im Freien ein Zelt oder einen sonstigen Unterschlupf zu organisieren. Einfach für den Fall, dass das Wetter nicht mitspielt. Dazu sollte man sich immer über Personenbeschränkungen und allenfalls benötigte Genehmigungen für die gewählte Location erkunden. Es müssen Überlegungen gemacht werden, ob es Catering, Musik, Security Service, Fotografen etc. braucht. Die Anzahl zusätzlicher Dienstleistungen hängt stark von der Art des Events und der Kapazitäten der eigenen Mitarbeitenden ab.
Unserer Meinung nach ist es einfacher, zeitsparender und kosteneffizienter, wenn man möglichst viele Dienstleistungen an einem Ort bezieht, solang diese qualitativ hochwertig sind. Wir hatten von Anfang an eine regionale Metzgerei im Kopf, die uns das Fleisch, Beilagen, Dessert, Zelt, Bänke, Tische, Teller sowie Besteck lieferte und uns sogar einen Grilleur vor Ort bereitstellte. Einzig das Bier haben wir von einem anderen Anbieter bezogen, um eine lokale Brauerei zu unterstützen. So konnte die Detailplanung bei uns sehr schnell und einfach eingefädelt werden.
Promotion und Einladung
Nachdem der Event steht, müssen die Gäste eingeladen werden. Je nach Art des Events macht es Sinn, mithilfe von Plakaten, Flyern und Social Media Werbung zu machen. Wenn das Ziel des Events ist, die Bekanntheit der Firma zu steigern oder diese vorzustellen, kann Marketingmaterial unterstützend wirken. Zum Beispiel kann man Kugelschreiber oder Schokoladenriegel bestellen, die mit dem Logo oder Motto der Firma bedruckt sind.
Unsere Einladung bestand aus einem sorgfältig gestalteten Flyer. Darauf haben wir einen QR-Code eingefügt, der zu einem Microsoft Forms führte. Dies ermöglichte eine bequeme und schnelle Anmeldung für die Gäste. Den Flyer haben wir per E-Mail an die Gäste verschickt und den Link für das Forms zusätzlich im Mailtext integriert, um die Barrieren für eine Anmeldung möglichst tief zu halten.
Im Microsoft Forms konnten die Gäste direkt angeben, um welche Zeit sie dazustossen und ob sie zum Essen bleiben. Zudem konnten wichtige Fragen rund um die Ernährung geklärt werden. Diese Informationen haben uns bei der Planung geholfen und das Bestellen beim Metzger vereinfacht. Zum Beispiel hat der Metzger in der ersten Offerte 40 Vegiplätzchen eingerechnet, jedoch hat sich bei uns nur ein einziger Vegetarier angemeldet. Aufgrund dessen haben wir dann die Anzahl Vegiplätzchen gemäss der Nachfrage reduziert.
Hierbei ist auch sehr wichtig, dass man alle erreicht, die man wirklich erreichen will. Zum Beispiel hatten wir von zwei potenziellen Gästen keine E-Mail-Adresse, weshalb sie bei der Versendung der Einladung in Vergessenheit geraten sind. Zum Glück haben wir sie im Gang angetroffen und persönlich zum Event einladen können, aber so etwas sollte natürlich nicht passieren.
Tag des Events
Dann ist der Tag endlich gekommen. Alles muss stimmen und startklar sein, bis die Gäste kommen. Das heisst, man sollte als Organisatoren frühzeitig vor Ort sein und alles vorbereiten sowie überprüfen. Hier ist es besonders wichtig, dass alle zuständigen Personen wissen, was sie wann zu tun haben. Wenn dann die ersten Gäste eintrudeln, sollte man diese begrüssen. Je nach Grösse des Events gibt es einen Empfang. Es macht oft auch Sinn, jemandem die Moderation durch den Abend zu übergeben, der die Special Guests vorstellt, das Buffet eröffnet und sich am Schluss bedankt.
Bei uns hat der Aufbau schon einen Tag vor dem Event begonnen, als die Metzgerei den Kühlwagen vorbeigebracht hat. Am frühen Nachmittag des Events haben wir dann den Aufbau der Tische und Bänke in Angriff genommen. Als die Metzgerei mit dem Essen und Grill dazustiess, wurde fleissig der Buffettisch, ein einfacher Apéro und das Besteck bereitgelegt. Ehe wir uns versahen, war der Platz belebt und die Kolleginnen und Kollegen unterhielten sich vergnügt bei einem kühlen Getränk und Chips. Direkt folgend auf die Begrüssung wurde der Special Guest, ein Personaltrainer, vorgestellt und führte einige Atmungs- und Entspannungsübungen mit allen durch. Da das Fleisch zu dieser Zeit im Barbecue-Smoker vorbereitet wurde, lief allen das Wasser im Mund zusammen. So ging es von der Sporteinlage ziemlich rasch zum Essen rüber und der Abend nahm seinen Lauf. Das Wetter hat mitgespielt, die Stimmung war gut und der Event ein riesiger Erfolg. Dies nicht zuletzt dank einer guten Planung und Vorbereitung.
Inwieweit kann ein digitales Angebot das Erlebnis vor Ort kompensieren?
